Návod, jak AI zaměstnanec Fakturantka přepisuje doklady do Fakturoidu a hlídá splatnost i protistranu.
Co dnes děláte ručně
Přijde e-mail od dodavatele. V příloze faktura za tonery a papír do kanceláře, 4 356 Kč s DPH, splatnost 14 dní. Někdo ji otevře, opíše dodavatele, částku a splatnost do Fakturoidu, přiloží PDF a doufá, že si na ni za dva týdny vzpomene.
Není to těžká práce. Je to nudná práce, která se pořád opakuje. A přesně takovou má dělat Fakturantka.
Co Fakturantka udělá s jedním dokladem
Fakturantka je jeden z osmi AI zaměstnanců, které nastavujeme. Vezme doklad a udělá s ním tři věci.
- Zapíše ho do Fakturoidu jako přijatý doklad, s přílohou.
- Ověří dodavatele v ARES. V našem příkladu zjistí, že firma existuje a je plátce DPH.
- Pohlídá splatnost. Den před ní vám připomene úhradu.
Na faktuře z příkladu chybí číslo objednávky. Fakturantka ho nedomýšlí. Doklad označí k vaší kontrole a počká, až se k němu dostanete. Jakmile objednávku potvrdíte, doklad se sám spáruje s platbou.
Podstatné je to poslední slovo. Fakturantka připraví, vy rozhodnete.
Jak to zapojíme
Fakturoid má oficiální napojení, které je zdarma. Firmu ověřuje ARES, veřejný registr. Nic exotického, žádná vlastní databáze, kterou byste museli udržovat.
Fakturantka se samostatně neprodává. Je součástí AI Setup Day. To je jeden den u vás. Průběh má čtyři kroky:
- Nastavení: AI se propojí na vaše data a procesy.
- Rozjezd rutin: to, co dnes děláte ručně, začne běžet samo.
- Zaškolení: tým se naučí nástroje používat bez nás u toho.
- Předání: odcházíte s nastavením, které funguje, ne s prezentací.
Za ten den rozeběhneme tři AI zaměstnance. Které tři, záleží na tom, co vás zdržuje nejvíc. Fakturantka se hodí do jakékoli firmy, která faktury dostává a platí.
Kde Fakturantka končí a kdo navazuje
Základní kontrolu v ARES dělá Fakturantka. Hlubší prověrku před podpisem smlouvy dělá jiný AI zaměstnanec, Ověřovatel. Ten kromě ARES projde registr DPH i insolvenční rejstřík a výsledek uloží ke smlouvě s datem kontroly. Přehled faktur po splatnosti zase každé pondělí sestaví Reportér, ve své jedné straně čísel, se jménem odběratele a počtem dní.
Každý z nich dělá jednu věc. Proto se dají nastavit za den.
Proč hlídat splatnost a protistranu
Ruční přepis je jedna věc. Druhá je, že se na fakturu vzpomene až ve chvíli, kdy přijde upomínka. Splatnost proto patří do kalendáře hned, jak doklad vznikne.
S protistranou je to podobné. Než zaplatíte cizí firmě, chcete vědět, že opravdu existuje. Ruční kontrola v registru se v pátek odpoledne dělat nechce. Fakturantka ji udělá u každého dokladu stejně.
Jen Fakturoid?
O Fakturoidu píšeme proto, že s ním máme napojení popsané. Jiné účetní programy vám dnes slibovat nechceme. Když používáte jiný, řekneme vám na úvodním hovoru, co z toho jde a co ne.
Tři otázky, které si položte
Ať už to zkusíte s námi, nebo jinak, ptejte se.
- Kdo u vás dnes doklady opisuje a kolik jich týdně přijde? Bez tohohle čísla se nedá nic spočítat.
- Co se stane, když doklad není v pořádku? Má ho někdo označit, nebo se zapíše i s chybou?
- Kdo bude poslední, kdo doklad uvidí před zaplacením?
U Fakturantky je odpověď na druhou a třetí otázku jasná. Chybu označí a poslední slovo máte vy.
Co Fakturantka nedělá
Aby to nevyznělo jako zázrak.
- Nerozhoduje za vás. Chybějící údaj označí, rozhodnutí zůstává na vás.
- Neplatí místo vás. V ukázce vám úhradu připomene, o platbě rozhodujete vy.
- Nenahrazuje účetní. Bere jí z ruky přepisování, ne odpovědnost.
- Neslibuje čísla. Kolik hodin týdně vám přepisování ušetří, dnes neřekneme. Ta čísla nemáme, dokud se nepodíváme na vaše doklady. Když to nedává čísla, řekneme to rovnou.
Kdo ji hlídá
U každého AI zaměstnance je jméno člověka, který ho hlídá. Fakturantku hlídá Jakub, tedy čísla a texty. Není to autopilot. AI je turbo, ale někdo musí držet volant.
Kolik faktur vám dnes ve schránce čeká na opsání? Chcete-li zjistit, jestli by se Fakturantka u vás vyplatila, domluvte si s námi úvodních 15 minut. Řekneme vám i to, že to nedává smysl.
