Eine Anleitung, wie die Rechnungsassistenz, einer unserer KI-Mitarbeiter, Belege in Fakturoid überträgt und dabei Fälligkeit und Geschäftspartner im Blick behält.
Was Sie heute von Hand tun
Eine E-Mail vom Lieferanten kommt an. Im Anhang die Rechnung für Toner und Büropapier, 174,24 € inkl. MwSt., zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Jemand öffnet sie, tippt Lieferant, Betrag und Fälligkeit in Fakturoid ab, hängt das PDF an und hofft, dass er in zwei Wochen noch daran denkt.
Das ist keine schwere Arbeit. Es ist eine langweilige Arbeit, die sich ständig wiederholt. Und genau die soll die Rechnungsassistenz übernehmen.
Was die Rechnungsassistenz mit einem Beleg macht
Die Rechnungsassistenz ist einer von acht KI-Mitarbeitern, die wir einrichten. Sie nimmt einen Beleg und macht drei Dinge damit.
- Sie trägt ihn in Fakturoid als Eingangsbeleg ein, samt Anhang.
- Sie prüft den Lieferanten in ARES, dem tschechischen Unternehmensregister. In unserem Beispiel stellt sie fest, dass das Unternehmen existiert und umsatzsteuerpflichtig ist.
- Sie behält die Fälligkeit im Blick. Einen Tag davor erinnert sie Sie an die Zahlung.
Auf der Rechnung aus dem Beispiel fehlt die Bestellnummer. Die Rechnungsassistenz denkt sie sich nicht aus. Sie markiert den Beleg, damit Sie ihn prüfen, und wartet, bis Sie dazu kommen. Sobald Sie die Bestellung bestätigen, ordnet sich der Beleg von selbst der Zahlung zu.
Entscheidend ist, wer das letzte Wort hat. Die Rechnungsassistenz bereitet vor, Sie entscheiden.
Wie wir es einbinden
Fakturoid hat eine offizielle Schnittstelle, die kostenlos ist. Den Lieferanten prüft ARES, das öffentliche Register. Nichts Exotisches, keine eigene Datenbank, die Sie pflegen müssten.
Die Rechnungsassistenz wird nicht einzeln verkauft. Sie ist Teil des AI Setup Day, eines Tages bei Ihnen vor Ort. Der Ablauf hat vier Schritte:
- Einrichtung: Die KI wird mit Ihren Daten und Prozessen verbunden.
- Start der Routineaufgaben: Was Sie heute von Hand tun, beginnt von selbst zu laufen.
- Schulung: Das Team lernt, die Tools ohne uns zu nutzen.
- Übergabe: Sie gehen mit einem funktionierenden System nach Hause, nicht mit einer Präsentation.
An diesem Tag bringen wir drei KI-Mitarbeiter zum Laufen. Welche drei, hängt davon ab, was Sie am meisten aufhält. Die Rechnungsassistenz passt in jedes Unternehmen, das Rechnungen bekommt und bezahlt.
Wo die Rechnungsassistenz endet und wer übernimmt
Die Grundprüfung in ARES erledigt die Rechnungsassistenz. Die tiefere Überprüfung vor der Vertragsunterzeichnung übernimmt ein anderer KI-Mitarbeiter, die Prüfassistenz. Sie geht neben ARES auch das Umsatzsteuerregister und das Insolvenzregister durch und legt das Ergebnis mit dem Prüfdatum beim Vertrag ab. Die Übersicht über überfällige Rechnungen erstellt dagegen jeden Montag die Berichtsassistenz, auf einer einzigen Seite voller Zahlen, mit dem Namen des Kunden und der Anzahl der Tage im Verzug.
Jede von ihnen macht eine Sache. Deshalb lassen sie sich an einem Tag einrichten.
Warum Fälligkeit und Geschäftspartner im Blick behalten?
Das manuelle Abtippen ist die eine Sache. Die andere ist, dass man sich erst an eine Rechnung erinnert, wenn die Mahnung kommt. Die Fälligkeit gehört deshalb in den Kalender, sobald der Beleg entsteht.
Mit dem Geschäftspartner ist es ähnlich. Bevor Sie an ein unbekanntes Unternehmen zahlen, wollen Sie wissen, dass sie wirklich existiert. Die manuelle Prüfung im Register macht am Freitagnachmittag niemand gern. Die Rechnungsassistenz erledigt sie bei jedem Beleg, immer gleich gründlich.
Nur Fakturoid?
Wir schreiben über Fakturoid, weil wir die Anbindung dafür beschrieben haben. Andere Buchhaltungsprogramme möchten wir Ihnen heute nicht versprechen. Wenn Sie ein anderes nutzen, sagen wir Ihnen im Erstgespräch, was davon geht und was nicht.
Drei Fragen, die Sie sich stellen sollten
Ob mit uns oder ohne uns: Klären Sie vorher diese Fragen.
- Wer tippt bei Ihnen heute die Belege ab, und wie viele kommen pro Woche? Ohne diese Zahl lässt sich nichts berechnen.
- Was passiert, wenn ein Beleg nicht in Ordnung ist? Soll ihn jemand markieren, oder wird er samt Fehler eingetragen?
- Wer sieht den Beleg als Letzter, bevor bezahlt wird?
Bei der Rechnungsassistenz ist die Antwort auf die zweite und die dritte Frage klar. Sie markiert den Fehler, und das letzte Wort haben Sie.
Was die Rechnungsassistenz nicht tut
Damit es nicht nach Wundermittel klingt.
- Sie entscheidet nicht für Sie. Eine fehlende Angabe markiert sie, die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
- Sie zahlt nicht an Ihrer Stelle. Im Beispiel erinnert sie Sie an die Zahlung, über die Zahlung entscheiden Sie.
- Sie ersetzt keine Buchhalterin. Sie nimmt ihr das Abtippen aus der Hand, nicht die Verantwortung.
- Sie verspricht keine Zahlen. Wie viele Stunden Abtippen pro Woche sie Ihnen erspart, sagen wir heute nicht. Diese Zahl kennen wir erst, wenn wir Ihre Belege gesehen haben. Wenn es sich nicht rechnet, sagen wir es gleich.
Wer sie im Auge behält
Bei jedem KI-Mitarbeiter steht der Name eines Menschen, der ihn im Auge behält. Um die Rechnungsassistenz kümmert sich Jakub, zuständig für Zahlen und Texte. Das ist kein Autopilot. KI ist ein Turbo, aber jemand muss das Steuer halten.
Wie viele Rechnungen warten heute in Ihrem Postfach darauf, abgetippt zu werden? Wenn Sie herausfinden möchten, ob sich die Rechnungsassistenz bei Ihnen lohnen würde, vereinbaren Sie mit uns ein 15-minütiges Erstgespräch. Wir sagen Ihnen auch, wenn es keinen Sinn ergibt.
