Návod, ako AI zamestnanec Fakturantka prepisuje doklady do Fakturoidu a stráži splatnosť aj protistranu.
Čo dnes robíte ručne
Príde e-mail od dodávateľa. V prílohe faktúra za tonery a papier do kancelárie, 174,24 € s DPH, splatnosť 14 dní. Niekto ju otvorí, prepíše dodávateľa, sumu a splatnosť do Fakturoidu, priloží PDF a dúfa, že si na ňu o dva týždne spomenie.
Nie je to ťažká práca. Je to nudná práca, ktorá sa stále opakuje. A presne takú má robiť Fakturantka.
Čo Fakturantka urobí s jedným dokladom
Fakturantka je jeden z ôsmich AI zamestnancov, ktorých nastavujeme. Vezme doklad a urobí s ním tri veci.
- Zapíše ho do Fakturoidu ako prijatý doklad, s prílohou.
- Overí dodávateľa v ARES. V našom príklade zistí, že firma existuje a je platiteľ DPH.
- Postráži splatnosť. Deň pred ňou vám pripomenie úhradu.
Na faktúre z príkladu chýba číslo objednávky. Fakturantka ho nedomýšľa. Doklad označí na vašu kontrolu a počká, kým sa k nemu dostanete. Len čo objednávku potvrdíte, doklad sa sám spáruje s platbou.
Dôležité je to posledné slovo. Fakturantka pripraví, vy rozhodnete.
Ako to zapojíme
Fakturoid má oficiálne napojenie, ktoré je zadarmo. Firmu overuje ARES, verejný register. Nič exotické, žiadna vlastná databáza, ktorú by ste museli udržiavať.
Fakturantka sa samostatne nepredáva. Je súčasťou AI Setup Day. To je jeden deň u vás. Priebeh má štyri kroky:
- Nastavenie: AI sa prepojí na vaše dáta a procesy.
- Rozbeh rutín: to, čo dnes robíte ručne, začne bežať samo.
- Zaškolenie: tím sa naučí nástroje používať bez nás.
- Odovzdanie: odchádzate s nastavením, ktoré funguje, nie s prezentáciou.
Za ten deň rozbehneme troch AI zamestnancov. Ktorých troch, záleží na tom, čo vás zdržiava najviac. Fakturantka sa hodí do každej firmy, ktorá faktúry dostáva a platí.
Kde Fakturantka končí a kto nadväzuje
Základnú kontrolu v ARES robí Fakturantka. Hlbšie preverenie pred podpisom zmluvy robí iný AI zamestnanec, Overovateľ. Ten okrem ARES prejde register DPH aj insolvenčný register a výsledok uloží k zmluve s dátumom kontroly. Prehľad faktúr po splatnosti zasa každý pondelok zostaví Reportér, na jednej strane čísel, s menom odberateľa a počtom dní.
Každý z nich robí jednu vec. Preto sa dajú nastaviť za deň.
Prečo strážiť splatnosť a protistranu
Ručný prepis je jedna vec. Druhá je, že si na faktúru spomeniete až vo chvíli, keď príde upomienka. Splatnosť preto patrí do kalendára hneď, ako doklad vznikne.
S protistranou je to podobné. Skôr než zaplatíte cudzej firme, chcete vedieť, že naozaj existuje. Ručná kontrola v registri sa v piatok popoludní robiť nechce. Fakturantka ju urobí pri každom doklade rovnako.
Len Fakturoid?
O Fakturoide píšeme preto, že s ním máme napojenie opísané. Iné účtovné programy vám dnes sľubovať nechceme. Ak používate iný, povieme vám na úvodnom hovore, čo z toho ide a čo nie.
Tri otázky, ktoré si položte
Či to skúsite s nami, alebo inak, pýtajte sa.
- Kto u vás dnes doklady prepisuje a koľko ich týždenne príde? Bez tohto čísla sa nedá nič vypočítať.
- Čo sa stane, keď doklad nie je v poriadku? Má ho niekto označiť, alebo sa zapíše aj s chybou?
- Kto bude posledný, kto doklad uvidí pred zaplatením?
U Fakturantky je odpoveď na druhú a tretiu otázku jasná. Chybu označí a posledné slovo máte vy.
Čo Fakturantka nerobí
Aby to neznelo ako zázrak.
- Nerozhoduje za vás. Chýbajúci údaj označí, rozhodnutie zostáva na vás.
- Neplatí namiesto vás. V ukážke vám úhradu pripomenie, o platbe rozhodujete vy.
- Nenahrádza účtovníčku. Berie jej z ruky prepisovanie, nie zodpovednosť.
- Nesľubuje čísla. Koľko hodín týždenne vám prepisovanie ušetrí, dnes nepovieme. Tie čísla nemáme, kým sa nepozrieme na vaše doklady. Ak čísla nevychádzajú, povieme vám to rovno.
Kto ju stráži
U každého AI zamestnanca je meno človeka, ktorý ho stráži. Fakturantku stráži Jakub, teda čísla a texty. Nie je to autopilot. AI je turbo, ale niekto musí držať volant.
Koľko faktúr vám dnes v schránke čaká na prepísanie? Ak chcete zistiť, či by sa Fakturantka u vás oplatila, dohodnite si s nami úvodných 15 minút. Povieme vám aj to, že to nedáva zmysel.
