Instrukcja, jak pracownik AI Fakturzystka przepisuje dokumenty do Fakturoida i pilnuje terminu płatności oraz kontrahenta.
Co dziś robi się ręcznie
Przychodzi e-mail od dostawcy. W załączniku faktura za tonery i papier do biura, 174,24 € z VAT, termin płatności 14 dni. Ktoś ją otwiera, przepisuje do Fakturoida dostawcę, kwotę i termin, dołącza PDF i liczy na to, że za dwa tygodnie o niej sobie przypomni.
To nie jest trudna praca. To nudna praca, która wciąż się powtarza. I dokładnie taką ma wykonywać Fakturzystka.
Co Fakturzystka zrobi z jednym dokumentem
Fakturzystka to jeden z ośmiu pracowników AI, których uruchamiamy. Bierze dokument i robi z nim trzy rzeczy.
- Wpisuje go do Fakturoida jako dokument zakupu, wraz z załącznikiem.
- Sprawdza dostawcę w ARES. W naszym przykładzie ustala, że firma istnieje i jest płatnikiem VAT.
- Pilnuje terminu płatności. Dzień przed nim przypomina o zapłacie.
Na fakturze z przykładu brakuje numeru zamówienia. Fakturzystka go nie dopowiada. Oznacza dokument do kontroli i czeka, aż Państwo się nim zajmą. Gdy Państwo potwierdzą zamówienie, dokument sam zostanie powiązany z płatnością.
Ważne jest to ostatnie słowo. Fakturzystka przygotowuje, a decyzję podejmują Państwo.
Jak to podłączamy
Fakturoid ma oficjalną integrację, która jest bezpłatna. Firmę weryfikuje ARES, publiczny rejestr. Nic egzotycznego, żadnej własnej bazy danych, którą trzeba by utrzymywać.
Fakturzystka nie jest sprzedawana osobno. Wchodzi w skład AI Setup Day. To jeden dzień u Państwa. Przebieg ma cztery kroki:
- Konfiguracja: AI łączy się z Państwa danymi i procesami.
- Uruchomienie rutyn: to, co dziś robi się ręcznie, zaczyna działać samo.
- Szkolenie: zespół uczy się korzystać z narzędzi bez nas.
- Przekazanie: wychodzą Państwo z ustawieniem, które działa, a nie z prezentacją.
Za ten jeden dzień uruchomimy u Państwa trzech pracowników AI. Których trzech, zależy od tego, co Państwa spowalnia najbardziej. Fakturzystka sprawdzi się w każdej firmie, która faktury otrzymuje i płaci.
Gdzie Fakturzystka kończy, a kto przejmuje pałeczkę
Podstawową kontrolę w ARES wykonuje Fakturzystka. Dokładniejszą weryfikację przed podpisaniem umowy wykonuje inny pracownik AI, Weryfikator. Poza ARES sprawdza on rejestr VAT i rejestr upadłościowy, a wynik zapisuje przy umowie wraz z datą kontroli. Zestawienie faktur po terminie płatności co poniedziałek przygotowuje z kolei Reporter, na jednej stronie z liczbami, z nazwą odbiorcy i liczbą dni.
Każdy z nich robi jedną rzecz. Dlatego da się ich skonfigurować w jeden dzień.
Po co pilnować terminu płatności i kontrahenta
Ręczne przepisywanie to jedno. Drugie jest takie, że o fakturze przypominamy sobie dopiero wtedy, gdy przyjdzie monit. Termin płatności należy więc wpisać do kalendarza od razu, gdy dokument powstanie.
Z kontrahentem jest podobnie. Zanim zapłacimy obcej firmie, chcemy wiedzieć, że naprawdę istnieje. Ręczna kontrola w rejestrze w piątek po południu nikomu się nie chce. Fakturzystka wykonuje ją przy każdym dokumencie tak samo.
Tylko Fakturoid?
O Fakturoidzie piszemy dlatego, że mamy z nim opisaną integrację. Innych programów księgowych dziś obiecywać nie chcemy. Jeśli używają Państwo innego, powiemy na rozmowie wstępnej, co z tego się da, a czego nie.
Trzy pytania, które warto sobie zadać
Niezależnie od tego, czy spróbują Państwo z nami, czy inaczej, warto pytać.
- Kto dziś przepisuje dokumenty i ile ich tygodniowo przychodzi? Bez tej liczby nie da się niczego policzyć.
- Co się dzieje, gdy dokument jest nieprawidłowy? Czy ktoś ma go oznaczyć, czy zostanie wpisany razem z błędem?
- Kto jako ostatni zobaczy dokument przed zapłatą?
W przypadku Fakturzystki odpowiedź na drugie i trzecie pytanie jest jasna. Błąd oznaczy, a ostatnie słowo należy do Państwa.
Czego Fakturzystka nie robi
Żeby nie brzmiało to jak cud.
- Nie decyduje za Państwa. Brakujące dane oznacza, a decyzja pozostaje po Państwa stronie.
- Nie płaci za Państwa. W przykładzie przypomina o zapłacie, a o samej płatności decydują Państwo.
- Nie zastępuje księgowej. Zdejmuje z niej przepisywanie, nie odpowiedzialność.
- Nie obiecuje liczb. Ile godzin tygodniowo zaoszczędzi Państwu przepisywanie, dziś nie powiemy. Tych liczb nie mamy, dopóki nie zobaczymy Państwa dokumentów. Jeśli to się nie opłaca, powiemy to od razu.
Kto jej pilnuje
Przy każdym pracowniku AI jest imię człowieka, który go pilnuje. Fakturzystkę pilnuje Jakub, czyli liczby i teksty. To nie jest autopilot. AI to turbo, ale ktoś musi trzymać kierownicę.
Ile faktur czeka dziś w Państwa skrzynce na przepisanie? Jeśli chcą Państwo sprawdzić, czy Fakturzystka by się u Państwa opłaciła, proszę umówić się z nami na wstępne 15 minut. Powiemy także, jeśli to nie ma sensu.
