Etwas zu wollen und etwas zu brauchen ist ein großer Unterschied

„Wir wollen einen Chatbot für die Website“, sagte mir diese Woche ein Unternehmen im Gespräch. Drei Sätze später zeigte sich, wo ihre Zeit wirklich verschwindet: beim Abtippen von Bestellungen aus E-Mails ins System. Ein Chatbot hätte dabei nicht einmal zufällig geholfen.

Wunsch und Bedarf sind nicht dasselbe. Bei KI-Aufträgen in Unternehmen unterscheidet kaum jemand zwischen beidem.

Im Unternehmen kommt der Auftrag direkt als Bestellung einer Lösung an. Eine Beschreibung des Problems fehlt darin meistens. Wir wollen einen Chatbot für die Website. Wir wollen einen Copilot für das Team. Wir wollen einen Agenten für Angebote. Dieser Satz trägt schon eine Entscheidung in sich, die niemand geprüft hat.

Drei Hebel, die die Aufgabe für Sie vorentscheiden

Das ist nicht die Schuld des Inhabers oder der Abteilungsleiterin. Dahinter stehen drei Kräfte, die im Unternehmen wirken, bevor ich überhaupt zur Aufgabe komme.

Der Budgetzyklus verlangt einen Posten. Im Genehmigungsprozess lässt sich „KI-Assistent für den Kundenservice“ leichter verteidigen als „wir wollen herausfinden, wo uns Zeit verloren geht“. Das Budget braucht einen Namen. Eine Diagnose passt nicht in eine Budgetzeile.

Das Marketing der Anbieter verkauft ein fertiges Produkt. Auf LinkedIn und in Anzeigen sehen Sie die Demo. Niemand wirbt mit „rechnen Sie erst aus, ob Sie es brauchen“. Verkauft wird eine fertige Sache, weil sich eine fertige Sache zeigen lässt.

Und der Mensch, der die Aufgabe bringt, musste sie eingrenzen, um sie überhaupt auf den Tisch zu bekommen. Eine Abteilungsleiterin geht nicht mit „etwas funktioniert bei uns nicht“ zum Geschäftsführer. Sie geht mit einem konkreten Vorschlag, weil das Meeting sonst ohne Entscheidung endet. Die Eingrenzung ist der Preis dafür, dass sich überhaupt etwas bewegt.

Je größer das Unternehmen, desto früher verschwindet das Problem

Im Konzern gilt das in vergrößerter Form. Die Aufgabe geht durch mehrere Abteilungen, bevor sie zur Entscheidung kommt. Jede engt sie ein Stück ein, damit sie weiterkommt. Bis sie bei dem ankommt, der unterschreibt, steckt das Problem kaum noch darin. Übrig bleibt nur das Produkt.

Drei Fragen, die Wollen von Brauchen trennen

Bevor Sie irgendetwas bestellen, versuchen Sie, drei Fragen selbst zu beantworten. Oder stellen Sie sie dem, der die Aufgabe gebracht hat.

Wo fallen die Stunden an? Posten für Posten, wo genau Leute Zeit mit einer Tätigkeit verbringen, die sie lieber nicht machen würden.

Wie oft passiert es? Einmal im Monat beim Abschluss ist eine andere Aufgabe als zehnmal am Tag bei jeder Bestellung.

Wer zahlt, wenn das Ergebnis falsch ist? Fängt ein Verkäufer den falschen Preis im Angebot von Hand ab, oder geht er direkt an den Kunden?

Drei Fragen. Eine Stunde Gespräch mit dem Team. Der Anbieter muss dabei vorerst nicht sein.

Versuchen Sie es zuerst ohne Berater. In einer Besprechung, auf einem Blatt Papier. Wenn dabei eine klare Antwort herauskommt, haben Sie die erste Zahl, mit der sich weiterarbeiten lässt.

Was passiert, wenn Sie diesen Schritt überspringen

Ein falscher Schritt wird automatisiert. Das Unternehmen vom Anfang würde einen Chatbot bekommen, der Fragen von Website-Besuchern beantworten kann. Er wird funktionieren. Er wird in der Demo gut aussehen. Und die Bestellungen werden weiter von Hand aus der Mail abgetippt, weil das nie das Problem war, das ein Chatbot löst.

Das Tool funktioniert, die Ersparnis bleibt aus. Das ist ein schlechteres Ergebnis, als wenn es gar nicht funktionieren würde, weil man es schwerer zugibt. Unternehmen formulieren es vorsichtig: „Wir haben KI ausprobiert, viel gebracht hat es nicht.“ Die Entscheidung über den nächsten Schritt wird um ein Jahr verschoben. Das Problem, mit dem alles anfing, steht inzwischen im Unternehmen genau dort, wo es stand.

Was Sie selbst ausrechnen können und was nicht

An dieser Stelle bin ich auch mir selbst gegenüber ehrlich. Die Grundlage können Sie ohne uns ausrechnen. Die drei Fragen oben schaffen Sie in einer Stunde mit dem Team und bekommen daraus eine grobe Schätzung, wo Ihnen die Zeit verschwindet. Dieses Stück Arbeit müssen Sie bei niemandem einkaufen, und Sie sollten es tun, bevor Sie irgendetwas anfragen.

Mit einer Stunde ist ein Unternehmen aber nicht umgebaut. Der Unterschied zwischen dem, was Sie wollen, und dem, was Sie brauchen, ist von innen schlecht zu sehen. Was Sie seit Jahren jeden Tag tun, nehmen Sie nicht mehr als Arbeit wahr, die Zeit kostet. Das ist keine Inkompetenz, das ist Gewohnheit. Deshalb sehen wir den Unterschied meist früher von außen als Sie, und das gilt auch für kleine Betriebe, in denen ein einziger Mensch den Betrieb im Kopf hat.

Es beginnt mit einem Gespräch von einer Stunde. Darin klärt sich vieles, und manches wird gleich erledigt. Was ich daraus aber nicht erfahre, ist, wie Ihr Unternehmen von innen funktioniert, und ohne das habe ich nichts, was ich bauen könnte. Deshalb folgt auf das Gespräch eine Erfassung der Potenziale, ab 800 €. Das ist keine Liste dessen, was bei Ihnen schlecht läuft, sondern eine Liste der Stellen, an denen sich Zeit gewinnen lässt, geordnet nach Wirkung und Aufwand. Einen Teil klicken Sie selbst durch, dann folgt eine gemeinsame, geführte Sitzung, und innerhalb von fünf Werktagen haben Sie einen Bericht mit Zahlen und klarer Einschätzung.

Ab da hängt es von der Größe des Unternehmens ab und davon, wie tief es gehen soll. Wenn sich Prozesse über Abteilungen und Systeme hinweg kreuzen, kommt die detaillierte Erfassung bei Ihnen vor Ort an die Reihe, ab 1.600 €. Wenn das ganze Team damit arbeiten können soll, folgt ein ganztägiger Workshop, bei tieferen Eingriffen in die Prozesse auch über mehrere Tage. Manchmal braucht es beides.

Wenn wir mit Ihnen etwas bauen, findet diese Erfassung in irgendeiner Form jedes Mal statt. Ohne sie kann ich nicht sagen, ob ich die Umsetzung überhaupt empfehle, ob eine Standardlösung genügt oder maßgeschneidert gebaut werden sollte, und ob das Problem nicht nur im Prozess liegt, auf den man eine KI-Schicht klebt und ihn damit zudeckt. Das ist kein zusätzlicher Posten. Es ist die Bedingung, ohne die ich Ihnen nicht versprechen kann, dass sich die Sache in Stunden und Euro auszahlt.

Der gezahlte Betrag wird deshalb vollständig auf die folgende Arbeit angerechnet. Man zahlt nicht doppelt.

Fazit: Das Tool ist der letzte Schritt

Wollen und Brauchen sind ein großer Unterschied. Diesen Unterschied findet man durch eine Frage, nicht durch einen Kauf. Das Tool kommt erst am Ende. Es bestätigt eine Entscheidung, die schon auf Grundlage von Zahlen getroffen wurde.

Wie Sie den Return on Investment berechnen und wen Sie prüfen, bevor Sie die Rechnung für die Lieferung selbst unterschreiben, habe ich im Artikel „Es wird investiert, aber nicht gemessen“ geschrieben. Was Sie ausrechnen und wen Sie prüfen sollten, bevor Sie eine KI-Implementierung kaufen: https://www.linkedin.com/pulse/investuje-se-ale-neměří-co-si-spočítat-koho-prověřit-než-jakub-liška-gkmgf/. Dieser Text handelt vom Schritt davor: was man sich überhaupt anschafft.

Hat die letzte KI-Aufgabe in Ihrem Unternehmen diese drei Fragen durchlaufen, bevor eine Lösung bestellt wurde?

Wenn Sie besprechen möchten, ob das, was Sie wollen, wirklich das ist, was Sie brauchen, geht das in einem 15-minütigen Erstgespräch: cal.com/transformuj.ai/30min. Und wenn Sie es allein schaffen, sage ich Ihnen das direkt im Gespräch.